Monsieur Lecharpentier, pouvez-vous nous parler du projet de LGV Provence Alpes-Côte d’Azur (PACA) ?

“Le projet de Ligne à Grande Vitesse PACA doit permettre la constitution d’un système ferroviaire global performant en prenant en compte les engagements du Grenelle de l’Environnement et en intégrant les conditions du développement à grande échelle et à long terme du transport ferroviaire. Ce projet n’est pas seulement une ligne à grande vitesse, mais une refonte complète de tout le système ferroviaire régional. Il a pour objectif le désenclavement de la région PACA, l’amélioration des déplacements régionaux et le développement de l’arc méditerranéen Barcelone Marseille Gènes (Ndlr : pour plus d’informations, rendez-vous sur www.lgvpaca.fr).

Le projet est actuellement dans la phase d’études préalables à l’enquête d’utilité publique (4 ans). Le programme se poursuivra après Déclaration d’Utilité Publique (DUP), par des études de conception plus détaillées et par une phase de réalisation. Il inclut de nombreux aménagements sur les lignes et les gares existantes ainsi que la construction de gares nouvelles avec un horizon de la mise en service en 2023.

La maîtrise d’ouvrage est assurée par Réseau Ferré de France dans le cadre d’une Mission à la Direction Régionale PACA. La mission est appuyée par un ensemble de contrats d’AMO (Assistance à la maîtrise d’ouvrage), et de contrats avec plusieurs bureaux d’études techniques et environnementaux. “

Quelles sont les spécificités du projet et/ou du secteur, en comparaison à vos expériences précédentes ?

“A la base je ne viens pas du tout du domaine ferroviaire. J’ai commencé ma carrière dans l’industrie aéronautique et spatiale, puis j’ai assuré des fonctions de responsable qualité et de gestion de projet au sein du groupe MATRA dans différents domaines : informatique, systèmes électronique temps-réel, programmes d’armement, télécoms. J’ai aussi travaillé plusieurs années ” à l’export ” pour une entreprise multinationale. J’ai beaucoup appris de la mixité des cultures et des domaines, cela  permet d’enrichir les pratiques de gestion de projet et de qualité.

Au-delà des spécificités du projet en termes de durée, volumes financiers, complexité d’organisation et d’interfaces, c’est surtout les particularités liées à la Maîtrise d’Ouvrage des grands projets d’infrastructure publics qui sont structurantes. Réseau Ferré de France  est un EPIC  (Etablissements Public à caractère Industriel et Commercial) au service de l’Etat, ce qui conduit à la prise en compte de contraintes juridiques et de facteurs liés à la  politique des territoires concernés. C’est une expérience passionnante ! “

Parlez-nous de la fonction de Responsable Qualité…

“Ma mission principale en tant que Responsable Qualité est  de garantir le bon déroulement et la qualité du projet dans le respect des réglementations applicables et des procédures de Réseau Ferré de France. Les problématiques de qualité et de sécurité sont au cœur des préoccupations de Réseau Ferré de France, gestionnaire des infrastructures du réseau ferré national. Le Chef de mission LGV PACA est extrêmement concerné par la Qualité, il a donc intégré une fonction de responsable qualité au sein du pôle programme et pilotage du projet.
Concrètement, je suis chargé de mettre en place les dispositions d’assurance qualité  (procédures, notes d’organisations et outils) nécessaires pour garantir la qualité des études Parallèlement, j’accompagne les équipes pour leur mise en application, et je m’assure de la bonne adéquation de ces dispositions au moyen d’indicateurs qualité.

La mise en œuvre d’un système de gestion électronique de la documentation constitue  ” la pierre angulaire ” d’un système qualité pour un projet d’études générateur de nombreux documents. Nous avons donc utilisé la solution de gestion documentaire FusionLive, en place chez Réseau Ferré de France.

Notre gestionnaire de la documentation projet a travaillé en relation avec Lhiodes SITA, notre consultant CTSpace, qui nous a aidé à configurer l’espace de travail de manière appropriée pour répondre à nos besoins spécifiques.”

Quels conseils principaux donneriez-vous pour une bonne utilisation de la plateforme FusionLive ?

“Tout d’abord bien concevoir le système de nomenclature ainsi que les répertoires de classement car une fois la plate forme en service, tout retour en arrière devient problématique. C’est une étape fondamentale pour laquelle il convient de prendre son temps et de se faire conseiller par les experts CTSpace. Il est également important de déterminer les fonctionnalités de la plate forme que l’on souhaite utiliser en fonction de la taille des équipes et des spécificités du projet.

Même si l’outil est simple d’utilisation, il est essentiel de consacrer un effort important pour la formation des équipes à l’utilisation dès la mise en service de la plate forme. Par la suite il ne faut pas hésiter à faire des séances de formation supplémentaires pour une meilleure appropriation et une meilleure exploitation des fonctionnalités de FusionLive .”

Qu’avez-vous pensé de vos échanges avec les consultants CTSpace ?

“Les consultants CTSpace ont fait preuve d’une grande réactivité et de professionnalisme, leurs compétences ne portent pas uniquement sur les aspects techniques et informatiques, mais également sur les aspects métiers. Ils connaissent  les projets de RFF et Ils ont su nous accompagner efficacement pour répondre à nos besoins. Cela a été un véritable travail d’équipe.”

Quels sont les bénéfices principaux de la solution Cloud de CTSpace ?

“FusionLive nous permet de sauvegarder et de tracer l’intégralité des échanges entre les nombreux intervenants tout en constituant des archives sécurisées au fur et à mesure de l’avancement du projet. Grâce à FusionLive nous avons fiabilisé les échanges documentaires entre des équipes localisées sur différentes parties du territoire tout  en garantissant la validité des informations (dernière version d’un document).

Au-delà des aspects techniques (fonctionnalités, évolution stabilité de la plateforme), la valeur de CTSpace réside en la compétence et la disponibilité de ses consultants métier. Il est important d’avoir un véritable soutien du prestataire de la solution de GED tout au long des différentes phases du projet.”

Un grand merci à Marc LECHARPENTIER pour son témoignage fort intéressant, à la fois sur les aspects caractéristiques des LGV, sur son métier de Responsable Qualité, et sur son retour terrain quant à l’utilisation d’une solution de gestion collaborative des documents en mode « Cloud Computing ». Si vous souhaitez vous aussi apporter votre contribution à ce blog, et parler de votre métier, n’hésitez pas à nous contacter.

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Cette semaine, nous sommes allés rencontrer Nathalie Riquet, Directrice de Projets pour Essonne Aménagement. Essonne Aménagement est une Société d’économie mixte d’aménagement au service des collectivités locales de l’Essonne et de la Région Ile de France, et de l’Etat. Essonne Aménagement a pour mission depuis plus de 40 ans d’assister et conseiller les collectivités, d’aménager de nouveaux quartiers, de construire des équipements publics.

Au-delà de son activité présente, Nathalie Riquet travaille depuis plus de 20 ans sur des problématiques de gestion documentaire dans les opérations de construction. « Dans mon poste précédent, j’étais Responsable d’un service de connaissance du patrimoine chez un maître d’ouvrage public et j’avais notamment mis en place une plateforme GED » nous confie-t-elle.

Nathalie Riquet a découvert la solution GED de CTSpace en 2007, dans le cadre du projet de rénovation de l’Hôpital Militaire HIA BEGIN à Saint-Mandé (94), une opération de construction hospitalière à mener en site occupé, et en 3 phases, étalées sur une durée de plus de 10 ans. « Le projet de l’Hôpital Bégin implique l’intervention d’acteurs très nombreux. Plusieurs intervenants côté maîtrise d’ouvrage et maîtrise d’ouvrage déléguée. Une maîtrise d’œuvre pluridisciplinaire, avec une vingtaine de membres différents dans l’équipe de MOE. » Cette opération est menée en macro-lots, avec 11 lots de travaux, ce qui implique l’intervention d’au moins 11 entreprises, ainsi qu’OPC (Ordonnancement Pilotage Chantier), un CSPS (Coordination en matière de Sécurité et de Protection de la Santé), un SSI (Système de Sécurité Incendie), etc.

C’est donc la multiplicité des intervenants, la complexité technique du projet ainsi que sa durée qui rendait quasiment indispensable l’utilisation d’une plateforme pour diffuser des documents et des avis. « C’est la MOA (Ministère de la Défense – direction centrale de la santé des armées) qui avait émis le souhait d’avoir une GED. Plusieurs sociétés ont répondu dans le cadre d’une consultation ouverte et ont été mises en concurrence par Essonne Aménagement, qui avait été chargé par la MOA de mettre en place le projet de GED pour la construction. La solution FusionLive a été retenue à l’issue de la consultation » Le projet de GED (Gestion électronique des documents) a donc été mis en place dans un contexte favorable à sa réussite : porté par la maîtrise d’ouvrage et l’organisation entre les différents intervenants était bien établie. « Dans ce contexte favorable, l’utilisation de FusionLive a pu optimiser significativement la collaboration entre les différents lots. » précise Nathalie Riquet.

Avec le recul et l’expérience multisectorielle de CTSpace (AEC, Transports, Pétrole, Gaz, Energie, Utilities, Immobilier Commercial, Secteur Public, etc.), il nous est possible d’affirmer que la réussite d’un projet de GED (et donc la satisfaction de l’ensemble des intervenants) dans le cadre d’un projet de construction dépend en grande partie de l’implication de la maîtrise d’ouvrage. Pour le projet de rénovation de l’Hôpital Bégin, la MOA a par exemple choisi d’inscrire la nécessité d’utiliser FusionLive dans les contrats de tous les intervenants. « L’idée n’est pas d’ « imposer » la solution à proprement parler, mais de s’assurer que l’intégralité des documents et autres échanges liés au projet soient centralisés et tracés sur la plateforme. » précise Nathalie Riquet. On constate cependant que l’adhésion des intervenants dépend principalement de l’accompagnement (formation, conduite du changement, etc.) et de la disponibilité (support) du fournisseur GED tout au long du projet. Le fait de simplement vouloir imposer une solution sans accompagner les intervenants sur le terrain entraîne dans la grande majorité une sous-utilisation (voire un rejet) de la plateforme : « Même en ayant mis l’utilisation de la plateforme dans les marchés de tous les intervenants, certains peinent à mettre en ligne les documents. De plus, nous sommes toujours confrontés à la concurrence de l’email pour la diffusion de documents. Certaines personnes ont toujours le réflexe d’envoyer un email avec pièce jointe plutôt que de déposer le(s) document(s) sur la plateforme. » déclare Nathalie Riquet.

La concurrence de l’email est donc un phénomène existant, même si celui-ci tend à décroître d’année en année. Plutôt que de réagir de manière frontale à cette concurrence, CTSpace a choisi d’accompagner le mouvement et de développer des modules comme l’intégration de FusionLive à la messagerie Outlook des utilisateurs. Un utilisateur pourra ainsi envoyer un email depuis sa messagerie, puis en un clic l’intégrer directement dans l’espace de travail FusionLive.

Mais quel type d’utilisation les intervenants font de FusionLive sur un projet ? A vrai dire il n’y a pas d’utilisation type. FusionLive est un outil extrêmement flexible, qui est utilisé de manière très variée selon les projets. « Sur ce projet la plateforme est utilisée par les entreprises pour déposer et télécharger des documents (en majorité des plans), et par la maîtrise d’œuvre pour gérer les visas. » nous explique Nathalie Riquet. « Nous l’utilisons également pour gérer les fiches descriptives de travaux modificatifs. La maîtrise d’œuvre diffuse ces informations à tous les intervenants concernés grâce à la plateforme. L’utilisation de la plateforme pourrait être encore plus aboutie, si l’utilisation en était plus complète et systématique. »

 Au-delà des aspects fonctionnels, nous avons interrogé Nathalie Riquet sur les facteurs de réussite (et d’échec) d’un projet de GED. « Les facteurs essentiels de la réussite d’un projet de GED sont la facilité de déploiement de la plateforme, la convivialité de l’interface et la capacité du fournisseur de la solution à accompagner les nouveaux utilisateurs. FusionLive est facile d’accès pour tout le monde. Nathalie Riquet explique cependant que « les facteurs d’échecs principaux d’un projet de SEDI est la concurrence de l’email et l’absence d’accompagnement des utilisateurs par le fournisseur de la solution. Après il est vrai que la culture du papier est encore très présent, surtout du côté des bureaux de contrôle, BET, etc. du fait notamment de la faible valeur juridique des documents dématérialisés. »

« Donner des droits à des utilisateurs, créer des accès supplémentaires pour un nouvel intervenant sur le projet, etc. est techniquement simple. Toutefois selon le nombre d’intervenants et la complexité de l’arborescence, cette tâche peut se révéler plus longue et complexe pour un intervenant de l’opération désigné « administrateur ». Cette fonction ne doit pas être négligée, tant en terme de temps passé que de formation initiale. Selon les projets cette fonction restera chez le fournisseur, soit déléguée à un intervenant du projet. Mais cette fonction doit être clairement identifiée et justement dimensionnée. »

Comme mentionné dans un article précédent, le moment ou la GED est mise en place sur un projet joue beaucoup. « Je pense qu’on a tout intérêt à implémenter la solution en phase étude. En phase exécution tous les intervenants ont des plannings très serrés, et peuvent avoir du mal à trouver le temps nécessaire à la découverte de la plateforme. »

Lorsque nous en venons à parler des bénéfices de FusionLive, Nathalie Riquet nous confie que « FusionLive permet d’assurer une totale fiabilité des échanges d’informations sur un projet de construction. On est sûr à 100% que le plan que l’on a dans les mains et le dernier en date. FusionLive apporte donc plus de visibilité et de fiabilité sur le chantier. »

Dernier point à prendre en considération : la durée du cycle de vie d’un projet. Elle est très variable d’un projet à un autre, mais peut parfois atteindre une dizaine d’année. Le changement d’intervenants en cours de projet est donc un phénomène très répandu. La construction reste l’un des secteurs où le renouvellement de la main-d’œuvre est le plus rapide : près de 17 % des emplois sont occupés par des personnes ayant moins d’un an d’ancienneté. Voilà pourquoi il est crucial de proposer, au-delà des formations effectuées en début de projet, des formations régulières tout au long du cycle de vie de celui-ci.

Une mission d’accompagnement suivi du paramétrage, conseil, formation, tout au long de l’opération est indispensable à la pleine utilisation des capacités de ces solutions (que cette mission soit assurée par le fournisseur ou par des utilisateurs compétents).

Nous remercions Nathalie Riquet pour son témoignage riche en enseignements, grâce à sa vision à la fois technique et opérationnelle des apports d’une solution de gestion collaborative des documents sur un chantier.

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M. CASASSA, vous étiez Directeur de Travaux sur le projet du nouveau siège social du Crédit Agricole Alpes Provence. Tout d’abord pouvez-vous svp nous parler du projet en lui-même ?

“Le projet du nouveau siège social du Crédit Agricole Alpes Provence est situé à Aix-en-Provence. Il a été réalisé en partenariat avec la Direction d’EDF, et consiste en la construction d’un bâtiment labellisé Haute Qualité Environnementale. Ainsi, l’infrastructure est équipée d’une centrale photovoltaïque en toiture (2 800 m²) et d’équipements performants dits à basse consommation pour l’éclairage, le chauffage et la climatisation. Ce projet met donc en œuvre des solutions énergétiques innovantes et représente 13 500 m² de bureaux, 1 800 m² de restaurant d’entreprise, 362 places de stationnement en sous-sol, 228 places extérieurs de stationnement et 2 800 m² de centrale photovoltaïque.”

Quels étaient les particularités du projet de nouveau siège social du Crédit Agricole Alpes Provence ?

“Surtout des particularités organisationnelles. Nous avons travaillé avec une maîtrise d’ouvrage déléguée (COGEDIM), nous n’avions en aucun cas à faire au client final, le Crédit Agricole, de par la présence de cette intermédiaire. Dès le départ du projet, FusionLive a permis des échanges avec l’architecte, qui n’avait pas la mission de suivi d’exécution, mais qui intervenait en amont pour monter le projet. Nous avons donc choisi de travailler au départ avec une solution de gestion collaborative des documents pour communiquer avec le client, le maître d’ouvrage délégué, l’architecte (Jean-Jacques ORY) et la maîtrise d’œuvre exécution et de conception (Imperium), elle-même entourée de plusieurs bureaux d’études externes. Après cela est arrivée la phase travaux. Nous avons travaillé en lots séparés. Nous étions deux à la tête du projet, moi-même et M. Frédéric LAMBERT.

La particularité du projet de construction, au-delà des aspects organisationnels, est qu’il s’agissait de construction de bâtiments de bureaux et de parking raccordés à une infrastructure déjà existante.”

Quel a été selon vous l’intérêt majeur d’implémenter la solution de gestion collaborative des documents dès la phase études ?

“Lorsque nous sommes entrés en phase travaux nous avions déjà la plateforme d’échange en place, ainsi que bon nombre d’informations déposées depuis les prémisses du projet. Le fait d’avoir ces documents centralisés sur la plateforme nous a clairement facilité la tâche et nous a permis de commencer les travaux dans de bonnes conditions. Pour s’assurer d’une efficacité sur la plateforme, il est important que la codification  et les listes de plans soient déjà en place, ce qui permet de « maîtriser le cadre ». La mise en place d’une codification seulement au début de la phase exécution limite la valeur ajoutée de la plateforme. De plus, il est extrêmement facile avec l’architecte ou la maîtrise d’œuvre d’exécution de mettre en place cette codification dès l’ouverture de la plateforme. Une fois que des plans ont été mis sur la plateforme sans respect d’une codification, il est très compliqué de revenir en arrière.”

Quel a été le degré d’utilisation de la plateforme FusionLive sur le chantier ?

“Nous avons utilisé FusionLive de manière assez poussée, puisque nous avons été juqu’à gérer l’intégralité des visas avec la plateforme. Après, les autres lots sur le projet l’ont utilisée de manière différente. Les plus petites entreprises ont eu plus de mal à utiliser la plateforme. Au départ il a vraiment fallu accompagner les autres entreprises en leur montrant la valeur ajoutée que l’utilisation de FusionLive apportait au projet. Je pense notamment aux bureaux de contrôle qui souvent ont déjà leur système en interne. (ndlr : CTSpace développe des connecteurs qui relie de manière automatisée FusionLive aux systèmes internes de bureaux de contrôle, comme Veritas notamment.)”

Pouvez-vous nous parler de votre expérience de la GED en tant que Directeur de Travaux ?

“Cela fait un petit moment que je travaille dans le milieu de la construction, en l’occurrence 16 ou 17 ans. Donc oui j’avais déjà été confronté à des problématiques de GED dans des projets précédents. J’ai connu la méthode classique : travail sur des versions papier uniquement, échange d’emails, etc. Mais depuis 2005 je ne travaille que sur des chantiers qui sont équipés d’une GED. A l’époque j’étais un peu réticent à l’idée que l’on puisse intégralement dématérialiser les échanges sur les chantiers, parce que beaucoup d’intervenants sur les projets ne sont pas encore au fait de ce genre de technologies. C’est assez difficile de faire rentrer ce genre de méthodes dans les mœurs. Ce qui est important, c’est d’accompagner les plus petites structures dès l’ouverture de la plateforme et de les aider à s’y sentir à l’aise. La culture du papier est encore extrêmement présente dans le secteur de la construction, surtout du côté de la maîtrise d’œuvre, mais les mœurs évoluent rapidement depuis quelques années.”

Selon vous, en quoi FusionLive est une solution en phase avec la réalité du terrain ?

“En permettant une meilleure réactivité des échanges sur le chantier. Il s’agit d’échanger de gros dossiers, et aux vues des délais de livraison de plus en plus tendus, cette rapidité d’échange est  indispensable, en toute sécurité. FusionLive nous permet ainsi de diminuer les risques de non-conformité et de retards de livraison. Grâce à la solution, gérer d’éventuels litiges devient beaucoup plus simple grâce à la traçabilité assurée sur la plateforme. Il est vrai que la solution répond à une caractéristique bien précise du secteur de la construction : le planning extrêmement serré des intervenants. Quelques minutes gagnées sur des tâches quotidiennes peuvent vraiment leur changer la vie. Pour favoriser l’acceptation d’une solution de gestion collaborative des documents, il est vraiment crucial d’en montrer les bénéfices aux utilisateurs finaux avant même de leur parler des fonctionnalités.

La possibilité de gérer l’intégralité du cycle de vie d’un projet est une avancée incroyable pour les secteurs de l’ingénierie et de la construction.”

Toutes les sociétés et organisations évoluant dans des secteurs hautement réglementés sont confrontées à des problématiques à la fois de maîtrise des risques et de bonne gouvernance, mais aussi de restrictions budgétaires, de délais de plus en plus courts, de collaboration dans un contexte d’entreprise étendue, et de visibilité en temps réel sur les activités. Pour répondre à ces problématiques, les entreprises doivent s’équiper en solutions qui standardisent leurs processus métiers, et qui sécurisent et facilitent la gestion de l’information. Plusieurs stratégies s’offrent alors aux directions informatiques.

Certaines entreprises ont choisi de développer en interne des solutions totalement adaptées à leurs besoins. Mais on constate aujourd’hui que cette stratégie atteint ses limites : elle s’avère en effet complexe à maintenir, et extrêmement onéreuse sur le moyen ou le long terme.

C’est pourquoi, lors des six dernières années, la plupart des grandes entreprises ont opté pour un système d’ECM (Enterprise Content Management), fourni par des éditeurs majeurs tels qu’IBM, Microsoft, EMC ou Oracle. Déployées pour un seul service, ou bien sur l’ensemble des activités de l’entreprise, les plateformes ECM fournissent d’excellentes fonctions généralistes de gestion du contenu. Cependant, elles se sont vite avérées limitées pour répondre aux exigences très spécifiques de certains services ou secteurs d’activité (comme par exemple pour la gestion de la documentation technique). C’est pourquoi les systèmes ECM sont aujourd’hui presque systématiquement complétés par des applications verticales métiers, qui répondent aux besoins spécifiques des directions fonctionnelles.

Si les systèmes ECM sont le plus souvent installés sur site, et impliquent une gestion en interne de l’infrastructure IT, on a vu depuis une bonne dizaine d’années se développer une troisième approche. Cette approche fait désormais partie de l’agenda de la plupart des DSI, tous secteurs confondus, et est également promue par toutes les sociétés de conseil en stratégie et management. Il s’agit de l’approche « Cloud Computing » ou « Informatique dans les nuages » qui, au-delà des aspects d’optimisation et de prévisions des coûts, a un impact transformationnel direct sur les organisations qui l’adoptent. Les analystes constatent que les entreprises ayant adopté le Cloud Computing gagnent en agilité, en flexibilité, et offrent une meilleure expérience client, ce qui peut représenter un véritable avantage compétitif.

Le Cloud est une tendance qui fait actuellement le « buzz », aussi bien dans le monde de l’informatique qu’au sein des directions métiers. Mais elle soulève encore des réticences, en particulier sur des aspects de sécurité des données. Et pourtant, d’un point de vue purement factuel, le Cloud a dépassé le stade de simple tendance. Il est aujourd’hui reconnu comme une technologie non seulement éprouvée mais aussi dotée d’un potentiel de développement énorme. D’ailleurs, nombre de  sociétés leaders sur leurs marchés ont commencé à intégrer des solutions hébergées et mutualisées au cœur de leur stratégie IT, et ce depuis plusieurs années. Les problématiques de sécurité ont donc bien été adressées, et sont désormais passées en arrière-plan. Les réels enjeux se situent du côté de l’amélioration constante de l’efficacité opérationnelle et de l’agilité de l’entreprise, de la diminution des coûts directs, de la réduction des risques et de l’optimisation de la visibilité sur les projets.

Il existe sur le marché d’excellentes solutions en mode Cloud, qui sont proposées par des pionniers de cette technologie, et qui répondent à des challenges spécifiques à la gestion de l’information. Citons par exemple les solutions de gestion documentaire collaborative et de gestion des processus métiers (ou BPM pour Business Process Management). Ces solutions viennent en support de la gestion de patrimoines immobiliers, de programmes de construction et rénovation (réseaux d’agences, réseaux retail, réseaux télécom, établissements scolaires, hôpitaux et autres bâtiments publics…) ou de projets de construction de grande envergure (ligne TGV, autoroute, usine de production, plateforme pétrolière, barrage électrique ou autre centrale…) Dans tous ces cas de figure, les enjeux financiers sont considérables, et pourtant les maîtres d’ouvrages et acteurs de leurs projets ne s’y sont pas trompés, et ont adopté de façon massive la technologie Cloud en support de leurs projets, depuis déjà plus d’une décennie.

Tout prête à penser que la grande majorité des entreprises et organisations (et non plus seulement les grands groupes) auront mis le cap vers la technologie Cloud ou SaaS à l’horizon 2013, pour suivre le mouvement de la dématérialisation du contenu d’entreprise et des processus métiers. C’est une des raisons pour laquelle un fournisseur de solutions Cloud doit, au-delà de gérer la fiabilité technique et les améliorations fonctionnelles de sa solution, mettre la notion d’accompagnement du changement au cœur de sa stratégie et veiller à privilégier une approche métier en continuelle évolution.

Dodin Campenon Bernard (Groupe Vinci) conçoit et réalise de grands projets de génie civil en France métropolitaine ainsi que sur l’île de la Réunion.

En fin d’année dernière nous accueillions dans nos locaux Sébastien Garnier, Coordinateur Études Travaux chez Dodin Campenon Bernard et Administrateur GED sur le projet de prolongement de la ligne 12 du métro parisien. Ce projet a débuté mi-2007 pour une mise en service prévue pour fin 2012 et représente un montant total de 200 millions d’euros (phase 1 tous corps d’état).

Étant un de nos interlocuteurs privilégiés sur ce projet, nous avons recueilli le témoignage de Sébastien Garnier dans le but d’alimenter notre démarche d’amélioration continue de notre solution de GED collaborative (FusionLive) et de nos prestations d’accompagnement du changement.

Ce retour d’expérience met en exergue les principaux facteurs d’adoption d’une solution de GED en mode Cloud (hébergé et mutualisé) sur un chantier.

Premier constat : pour assurer un suivi et une traçabilité maximums, la meilleure solution est que ce soit la MOA qui mette en place la  solution. « Dans de trop nombreux cas la GED est confiée au constructeur, mais l’idée est que l’intégralité des acteurs soit impliqués dans la gestion documentaire, et pas seulement le gros œuvre. Tout le monde gagne à ce que ce genre de solutions se démocratise sur les projets de construction. » précise Sébastien Garnier. « A partir du moment où la Maîtrise d’ouvrage lance un marché de travaux et confie la GED au gros œuvre, c’est que quelque part elle n’y est pas assez impliquée. Dans l’idéal, c’est la MOE ou l’AMO qui doivent gérer la gestion documentaire, de par leur position centrale sur le chantier. »

La GED permet de solutionner les problèmes de délais, et donc de réduire les impacts financiers du retard sur un chantier. Pour ce faire, les différents lots doivent avoir un outil approprié pour communiquer dès les prémisses du projet. Au-delà des aspects financiers, utiliser une solution comme FusionLive a de nombreux avantages : « FusionLive améliore significativement la traçabilité et la qualité des échanges d’informations. En plus d’accélérer les processus documentaires, la solution améliore la convivialité des échanges sur le projet. Les rapports dynamiques sur Excel permettent d’avoir une excellente visibilité sur ce qui doit être fait par exemple. »

La solution de GED fait partie intégrante du projet de rallongement de la ligne 12. « Difficile d’imaginer ce qu’aurait été le projet sans une solution de GED collaborative. Nous avons économisé prêt d’une journée par mois en temps de réunion grâce à FusionLive sur toute la durée du projet ! » L’amélioration de la qualité de l’organisation des échanges entre intervenants rejaillit directement sur le respect des délais, et donc financièrement. C’est en partie pour cela que certains de nos clients utilisent FusionLive comme outil de standardisation pour mettre en place des processus de qualité sur l’intégralité du cycle de vie de leurs projets.

Autre point souligné par Sébastien Garnier : l’importance de mettre en place la solution de GED dès les prémisses du projet. « Pour garantir un retour sur investissement et une adoption maximum, il est important de mettre en place la solution dès le début du projet. C’est dès le lancement de l’appel d’offre qu’il faut mettre en place la solution, il ne faut surtout pas attendre la phase exécution comme c’est parfois le cas. »

« Les fonctionnalités de notre solution de GED sont parfaitement adaptées au monde de la construction. Par exemple, les fiches questions/réponses (RFI : Request For Information) permettent de faire circuler l’information de manière fluide. L’outil FusionLive permet un pilotage du projet en temps réel, de gérer les réclamations, de tracer l’intégralité de ce qui a été fait par tel ou tel lot, d’automatiser la remise du DOE, etc. »

Important de noter qu’en facilitant et en sécurisant les échanges d’informations, FusionLive permet d’économiser 500 000 euros  par tranche de 100 millions d’euros de projet. Forcément, ça fait réfléchir…

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La Tour Odéon : un projet en bonne voie

La Tour Odéon est un projet d’une grande importance pour la Principauté de Monaco. Permettant d’en dynamiser l’économie, la construction de cet édifice représente 1000 emplois sur 4 ans et 1,5 million d’heures de travail. 160 mètres de hauteur, 48 étages, surface au sol de 3000m², 10 niveaux souterrains pour une surface habitable de 48 000 m² : autant de chiffres qui montrent l’envergure et la complexité de ce projet.

Pierre Lyonnet, Coordinateur Etudes Travaux sur le projet Tour Odéon, appartient à la société Soletanche-Bachy, entreprise générale de fondations et de technologies de sol (Groupe Vinci). « Nous en sommes à un mois de finir des fondations. L’ensemble du soutènement est déjà réalisé et les barrettes de fondations sont réalisées à 70% (ndlr : Décembre 2011). La dalle du rez-de-chaussée (qui fera office de base de transfert) sera terminée en Janvier 2012. La fin du gros œuvre aura lieu en juillet 2013 pour une réception de la Tour en juillet 2014. »

Un contexte hautement régulé

Un très haut degré de qualité exigé par la MOA et MOE : « La réalisation d’appartements de luxe, aussi bien au niveau de la réalisation du gros œuvre, de la finition, du choix et de l’approvisionnement des matériaux,  du choix des sous-traitants, est extrêmement complexe. Je n’avais jamais travaillé dans ce cadre. Nous devons être chaque jour plus précis en phase exécution pour écarter toute possibilité d’erreur. » déclare Pierre Lyonnet.

Un planning extrêmement serré imposé par le Client : réalisation d’un niveau par semaine pour la superstructure, avec une exigüité très forte, ce qui complique fortement l’approvisionnement et l’obtention des autorisations.

« L’ensemble de ces contraintes ne faisaient que confirmer la nécessité d’une solution comme FusionLive de CTSpace sur le projet. » ajoute Sylvie BOISSIER, Responsable HSE pour Vinci Construction. « Patrice Dublé (ndlr : Directeur de Projet) et moi-même nous sommes rapidement mis d’accord pour le choix de la solution fournie par CTSpace. Nos collègues utilisant FusionLive sur le projet CMA-CGM nous ont donné l’assurance que cette solution, et notamment sa capacité à supporter un volume important de documents dans le cadre de projets de construction d’envergure. »

« Pour moi, les véritables éléments différenciateurs de FusionLive sont la capacité à assurer la traçabilité et la fiabilité des échanges d’informations sur le projet (plans, documents administratifs, etc.), la flexibilité du produit, ainsi que son panel de fonctionnalités métiers qui me permettent de travailler dans de meilleures conditions en tant que Coordinateur Etudes Travaux » ajoute Pierre Lyonnet.

Point complémentaire de Dorothée Maillard, Administratrice GED et chargée de manager les échanges d’informations sur le projet Tour Odéon : « Nous avons une vision très claire de ce qu’il y a ou non sur la plateforme : documents, visas, etc. Nous sommes très performants en termes de récupération de données. Il est très simple de retrouver en quelques clics n’importe quelle information déposée sur FusionLive, ce qui nous permet de simplifier significativement la gestion d’éventuels litiges sur le projet. »

La place de l’accompagnement dans le succès d’un projet GED

Comme l’explique Dorothée Maillard, l’accompagnement est un facteur essentiel d’adoption d’une solution de gestion collaborative des documents et des processus. « La présence sur le chantier d’une personne formée comme Administrateur FusionLive est cruciale. Cet Administrateur, soutenu par l’équipe de Consultants métiers de CTSpace, maîtrise à la fois les enjeux métiers et opérationnels de l’utilisation de la solution en mode Saas/Cloud (mode hébergé et mutualisé). Leur expertise, couplée à celle de l’administrateur, permet de communiquer plus efficacement auprès des différents lots, et même des plus réticents à l’utilisation de l’informatique. La réussite du projet de GED sur la Tour Odéon n’a fait que confirmer cette tendance. »

Autre condition garantissant une acceptation de la solution sur le chantier : une mise en place dès les prémisses du projet, bien en amont du début de la phase exécution.

« Il est aisé d’utiliser la solution, elle a une véritable valeur ajoutée, mais il est parfois compliqué de faire utiliser la solution à l’ensemble des intervenants, souvent pour des raisons d’habitudes de travail. C’est en cela que les prestations d’accompagnement de CTSpace sont cruciales pour s’assurer d’une utilisation adaptée de FusionLive sur le projet. L’idéal est d’avoir un relai sur place, l’Administrateur FusionLive (ndlr : il a souvent une double fonction sur le chantier) et qui maîtrise bien l’outil. Cette personne peut s’assurer que les utilisateurs ont bien conscience de la valeur ajoutée d’une telle solution pour la viabilité du projet, au-delà des fonctionnalités de la solution. »

Nous remercions Pierre Lyonnet, Dorothée Maillard et Sylvie Boissier pour la pertinence et la valeur ajoutée métier et technique de leurs propos. Grâce à ce type de retours « terrain », l’équipe CTSpace alimente sa démarche d’amélioration permanente de FusionLive, pour que sa solution et ses prestations d’accompagnement soient en phase avec les réalités et besoins des chantiers de construction.

Un nouveau témoignage bientôt en ligne : restez connectés !

“L’outil FusionLive a été utilisé tout au long du projet de la LGV Rhin Rhône. Les bénéfices de cette solution “Cloud” (hébergée et mutualisée) justifient immédiatement l’investissement, notamment grâce à la traçabilité des données pour l’arbitrage des litiges, ou encore les gains de temps sur la circulation des documents et leur suivi. CTSpace a ainsi contribué à la réussite du projet de la LGV Rhin-Rhône.”

Xavier GRUZ, Directeur de Projet RFF, LGV Rhin-Rhône

Le 11 décembre dernier a eu lieu l’ouverture commerciale de la LGV Rhin-Rhône. Ce projet d’envergure, mené par Réseau Ferré de France, représente 140 km de ligne et plus de 12 millions d’heure travaillées.

CTSpace est fier d’avoir contribué à sa hauteur à la réussite de ce projet, supporté par FusionLive, solution de gestion collaborative des documents et des processus métier.

Nous sommes heureux d’avoir une fois de plus collaboré avec Réseau Ferré de France. Nous félicitons l’ensemble des équipes mobilisées sur ce magnifique projet, qui a permis, au-delà de retombées économiques locales conséquentes, à près de 1000 personnes en grande difficulté de revenir au travail grâce au chantier.

A très bientôt pour de nouveaux projets !

De plus en plus de Maîtrises d’Ouvrage nous confient la gestion de leur patrimoine, qu’il s’agisse d’immeubles, de boutiques, de raffineries de pétrole ou de lignes à grande vitesse. Cette ouverture vers le “Cloud*” (mode entièrement hébergé sur Internet et mutualisé) n’est pas qu’un simple effet de mode mais est devenue un véritable choix stratégique. Les Maîtrises d’Ouvrage y voient de nombreux avantages :

Une mise en place rapide : un espace de travail FusionLive peut être mis en ligne en quelques heures seulement. Fini les longs projets informatiques, la mobilisation de personnel sur plusieurs semaines, les prototypes et itérations. En résumé, cela fonctionne bien, vite et le client est rapidement autonome.

Une évolutivité extrême de FusionLive : besoin de créer 1000 nouveaux utilisateurs simultanément et d’1 To de stockage supplémentaire ? Aucun problème : la montée en charge est transparente et automatique.

Une sécurité à toute épreuve : les données du patrimoine de nos clients sont stockées dans nos centres d’hébergement modernes et à la pointe de la sécurité. En effet, grâce à la mutualisation de nos solutions, nous pouvons offrir à nos clients des garanties de sécurité et de disponibilité inenvisageables pour leur service informatique.

Un ROI inespéré : le retour sur investissement offert par nos solutions est tellement rapide que les acheteurs ont toujours du mal à réaliser qu’une solution “Cloud” est en moyenne rentabilisée en 2 mois.

Des économies à tous les niveaux : fini les investissements, les licences, la maintenance, l’obligation d’acheter les dernières versions et de rajouter des serveurs, de l’espace disque, etc. Le coût de nos solutions est de 3 à 5 fois moins important que pour une solution interne.

Une expertise métier éprouvée et reconnue par nos pairs : souscrire à une offre “Cloud” clé-en-main ne veut pas dire être livré à soi-même. En plus de la solution, les Maîtrises d’ouvrage bénéficient de l’expertise métier de nos consultants ainsi que des meilleures pratiques dans le domaine de la gestion documentaire et des processus métiers. Nous sommes également présents pour les accompagner au quotidien et assurer une adoption maximale auprès des utilisateurs finaux et autres intervenants du projet (MOE, AMO, Constructeurs, etc.), qui ne voient pas l’outil comme une contrainte informatique, mais au contraire comme quelque chose d’agréable à utiliser au quotidien.

* Le “Cloud” désigne plus particulièrement  le “Cloud computing” ou “Informatique en nuages”, un concept d’organisation informatique qui permet d’utiliser en ligne des ressources matérielles à distance (serveurs, logiciels, etc.)

Lors d’une de nos Sessions LAB estivales, nous avons eu le plaisir d’accueillir la société GEMO (Groupement d’Etudes et de Méthodes d’Ordonnancement). Cette société totalement indépendante offre des services d’OPC (Ordonnancement, Pilotage et Coordination, d’AMO (Assistance à la Maîtrise d’Ouvrage, de Management de Projet et de MOE (Maîtrise d’œuvre d’Exécution). Quelques références significatives : Grande Arche de la Défense (1989), Euralille (1995), Terminal S3 à Roissy Charles de Gaulle (2008), le Siège de la BNP Paribas Real Estate (2011), la Tour Résidentielle Pershing (Dubaï, 2011), le Collège de France (2008), le siège de l’OCDE (2008), magasin Louis Vuitton sur les Champs-Elysées (2005), etc.

Lors de cette Session LAB, cette société très impliquée et reconnue dans l’industrie de l’ingénierie et de la construction était représentée par Chantal RUPP et Philippe PALHEIRE, utilisateurs de la solution FusionLive sur plusieurs projets de construction. « En participant à ce LAB, nous avons pu passer en revue les dernières innovations de FusionLive, et discuter autour des enjeux opérationnels et stratégiques de l’utilisation d’une solution de gestion de contenu, élément devenu indispensable pour les projets de construction d’envergure. » déclare Philippe PALHEIRE, Ingénieur en Gestion de Projets.

GEMO illustre parfaitement un des intérêts majeurs d’une solution en mode SaaS (hébergée sur Internet) dans le secteur de la construction. Cette technologie permet notamment aux intervenants externes de consulter en temps réel toutes les informations relatives à un projet dans FusionLive, grâce à une simple connexion Internet, et depuis n’importe quel ordinateur / iPad / iPhone (FL Mobile, disponible sur l’AppStore). En résulte une diminution des risques de pénalités de retards et de non-respect des procédures, grâce à une traçabilité totale des actions et à une sécurisation sans précédent des échanges d’informations sur les projets d’ingénierie et de construction.

Nous vous rappelons que le CTSpace LAB ouvre ses portes tous les jeudis matin, de 8h30 à 10h. Pour en savoir plus, cliquez ici.

Depuis le 9 septembre 2011, FusionLive, la solution de gestion collaborative du contenu pour les secteurs de l’ingénierie et de la construction permet à ses utilisateurs de rechercher à l’intérieur des documents via le module de Recherche Plein Texte (également appelé Recherche full-text).

Cette évolution du moteur de recherche permet de retrouver en quelques dixièmes de secondes seulement un document (comptes-rendus, courriers, documents multimedias, tableaux excel, emails, etc.)  en saisissant un mot ou une expression depuis la zone de recherche rapide ou depuis la recherche avancée. Les résultats s’affichent à l’écran avec un aperçu à la manière du moteur de recherches Google pour ne pas le siter.

Cela est particulièrement utile aux nouveaux utilisateurs n’ayant pas forcément connaissance de la codification ou de l’emplacement du document.

Cette évolution confirme la volonté de CTSpace de proposer à ses utilisateurs la meilleure solution du marché. Cette filiale du Groupe Sword a investi 50% de ses profits de 2010 dans le développement de nouvelles fonctionnalités.

Nous invitons les utilisateurs actuels de la solution FusionLive à contacter leur Service Clients pour activer gratuitement cette fonctionnalité.